Как настроить бизнес, чтобы он работал без вашего участия

Рассказываем про тонкости делегирования вместе с блогом Билайн Бизнес.

Простой человек работает с 9 до 18 с двумя выходными и не знает горя. А вот предпринимателю живётся гораздо сложнее: нырнуть в работу — недовольна семья, вернуть личную жизнь — бизнес уходит в минус. Но бывает и по‑другому. Например, глава корпорации Virgin Ричард Брэнсон работает 5–6 часов в день, а топ‑менеджер Google приходит на работу не раньше девяти утра и уходит не позже половины шестого. Чтобы иметь возможность делать так же, надо правильно организовать бизнес‑процессы.

Делегируйте задачи

Определите, что можете делегировать

Выпишите, из чего состоит круг ваших обязанностей. Это может быть решение юридических и финансовых вопросов, организация и контроль закупок, управление персоналом, оперативное управление, стратегическое планирование, поиск клиентов и партнёров. Чем конкретнее и подробнее, тем лучше. Список даст понять, кому можно делегировать каждую задачу. Хотя останутся и пункты, которые вы не захотите никому отдавать. Например, стратегическое планирование и поиск партнёров.

Укажите, кому будете делегировать

Определите, кому конкретно можно поручить каждую задачу. Это может быть ваш сотрудник или сторонний специалист — юрист, бухгалтер, дизайнер и так далее. Подумайте, достаточно ли уровня вашего персонала для выполнения новых обязанностей и хватит ли у людей времени. Может, нужно будет нанять несколько специалистов разово или на неполный рабочий день либо передать часть задач на аутсорс?

Ограничьте зоны ответственности

Делегируя задачи, дайте понять, за что именно человек отвечает. Объясните, каких результатов вы от него ждёте, какие процессы он должен поддерживать, с кем взаимодействовать и для чего. Также каждый сотрудник должен понимать, какие решения он может принимать сам, а какие можете принимать только вы. Обязательно скажите, когда и куда вам можно звонить или писать по текущим вопросам, чтобы получить ответ.

Не повторяйте чужих ошибок

• Не делегируйте задачи знакомым. Хороший человек не профессия. Вам же нужны специалисты.
• Не экономьте на сотрудниках. Наймёте плохих специалистов — не обрадуетесь результату.
• Не работайте за других и не делите ответственность. Иначе в делегировании нет никакого смысла.
• Не забывайте контролировать сотрудников, чтобы быть уверенным в результатах, и продвигать наиболее лояльных и успешных.
• Не бойтесь увольнять людей, которые не справляются и не стремятся работать лучше.
• Не делегируйте бессистемно. Учитывайте сложность задач, занятость сотрудников, фиксируйте дедлайны и бонусы.
• Не тяните с передачей обязанностей. Чтобы вникнуть в работу и качественно её выполнить, нужно время.
• Не делегируйте стратегические задачи. Только вы определяете, куда движется ваш бизнес.

Автоматизируйте процессы и контролируйте всё удалённо

Для того чтобы автоматизировать рабочие процессы, уже разработаны доступные и понятные инструменты:

• Приложение «Мобильное предприятие Lite» помогает не пропускать звонки клиентов, контролировать сотрудников, разбирать конфликтные ситуации, анализировать расходы на рекламу. Отличный вариант для управления небольшим бизнесом со смартфона из любой точки мира.
• CRM — система управления продажами. Она эффективнее, чем таблицы в Excel, потому что позволяет следить сразу за всем: продажами, остатками на складе, расходами, маркетингом и рекламой, потоком клиентов и так далее. Популярные CRM — Salesforce, «Битрикс24», «Мегаплан», AmoCRM.
• Интернет‑бухгалтерия и система приёма платежей. Позволяют удалённо видеть движение денег, выставлять счета, принимать оплаты, генерировать отчёты и сверяться с ФНС. Примеры — «Моё дело», «Эльба», «Небо», «Фингуру». Также есть линейка продуктов от «1С» и сервисы для их аренды, если покупать дорого.
• Бизнес‑телефония, решения для электронной почты и системы работы с соцсетями.

Если вы не готовы к радикальным мерам

Сократите своё непосредственное участие в бизнесе и попробуйте работать вне офиса. И разрешите то же самое сотрудникам — заодно и на аренде сэкономите.

• Подумайте, как вам удобно будет хранить документы и другие ресурсы, чтобы все, кому нужно, имели к ним доступ.
• Выберите средство управления проектами, например Trello, Asana или Planner Todoist.
• Зафиксируйте в договоре часы работы или время ответа удалёнщика.
• Когда ставите задачи, указывайте чёткие сроки их выполнения.
• Фиксируйте результаты работы сотрудников в CRM‑системе.
• Оперативно общайтесь в мессенджерах.
• Проводите онлайн‑конференции.
• Не забывайте об обучении сотрудников.
• Премируйте лучших.

Заметим, что в Сети ходит немало мифов об удалённой работе. К примеру, считают, что удалёнщиков сложно контролировать, они нерезультативны, да и вообще могут украсть секретные данные. Однако всё это решаемо. Не следите за работниками, а требуйте от них результат. Неэффективных людей можно заменить. Данные же храните в защищённых корпоративных облаках — они так же безопасны, как и офисная локальная сеть.